Adatkezelési tájékoztató

1A Tájékoztató célja és hatálya

(1) Ez a tájékoztató (a továbbiakban: Tájékoztató) bemutatja, hogy Kiss Ágnes egyéni vállalkozó (a továbbiakban: Adatkezelő) milyen személyes adatokat, milyen célból, milyen jogalapon és mennyi ideig kezel a www.hrrendszer.hu weboldal (a továbbiakban: Weboldal) működtetése, valamint a HR RENDszer szolgáltatásainak (munkaköri leírások, beillesztési és kiléptetési folyamatok, belső szabályzatok, HR-tanácsadás) nyújtása során, és milyen jogok illetik meg az érintetteket.

(2) A Tájékoztató hatálya kiterjed a Weboldal látogatóira, az érdeklődőkre, a megrendelőkre és kapcsolattartóikra, a konzultációk és online események résztvevőire, valamint a hírlevélre feliratkozókra.

(2a) A Szolgáltatások nem 16 év alattiaknak szólnak. 16 év alatti személy hozzájárulást igénylő adatkezeléshez (pl. hírlevél) csak törvényes képviselője hozzájárulásával járulhat hozzá; az Adatkezelő tudatosan nem gyűjt 16 év alattiakra vonatkozó adatot.

(3) A Tájékoztató nem vonatkozik azokra az adatokra, amelyeket az Adatkezelő megrendelői munkavállalóiról a megbízás teljesítése során a megrendelő utasítására kezel. Ezekben az esetekben a megrendelő (munkáltató) az adatkezelő, a HR RENDszer pedig adatfeldolgozóként jár el, az Adatkezelő és a megrendelő között megkötött adatfeldolgozási megállapodás szerint (részletesen: 5.11. pont).

2Az Adatkezelő adatai

• Név: Kiss Ágnes egyéni vállalkozó (HR RENDszer)
• Székhely és postacím: 1039 Budapest, Hímző utca 12. 1. em. 3.
• Nyilvántartási szám: 54341469 (egyéni vállalkozók nyilvántartása, nyilvántartó: Nemzeti Adó- és Vámhivatal)
• Adószám: 55633727-1-41
• E-mail: hello [kukac] hrrendszer [pont] hu
• Telefon: +36 30 383 2496
• Weboldal: www.hrrendszer.hu

(1) Az Adatkezelő tevékenysége nem tartozik a GDPR 37. cikke szerinti kötelező adatvédelmitisztviselő-kijelölés körébe, ezért adatvédelmi tisztviselőt nem jelölt ki. Adatvédelmi kérdésekben a fenti elérhetőségeken lehet közvetlenül az Adatkezelőhöz fordulni.

3Irányadó jogszabályok

• az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR)
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.)
• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.)
• 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről (Elker. tv.)
• 2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről (Eht.) – különösen a sütikre vonatkozó 155. § (4) bekezdés
• 2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól (Grt.)
• 2000. évi C. törvény a számvitelről (Számv. tv.)
• 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről (Art.)
• 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa tv.)

4Fogalmak és az adatkezelés alapelvei

(1) A Tájékoztatóban használt fogalmak (személyes adat, adatkezelés, adatkezelő, adatfeldolgozó, címzett, hozzájárulás, adatvédelmi incidens stb.) a GDPR 4. cikkében meghatározott jelentéssel bírnak. Személyes adatnak minősülnek az egyéni vállalkozók adatai, valamint a cégek képviselőinek és kapcsolattartóinak neve, elérhetősége és beosztása is.

(2) Az Adatkezelő a személyes adatokat a GDPR 5. cikkében rögzített elvek szerint kezeli:

• jogszerűség, tisztességes eljárás, átláthatóság: minden adatkezelés célját, jogalapját és időtartamát ez a Tájékoztató bemutatja;
• célhoz kötöttség: az adatokat csak a megjelölt célra használja;
• adattakarékosság: csak a cél eléréséhez szükséges adatokat kéri;
• pontosság: az Adatkezelő a pontatlan adatokat haladéktalanul helyesbíti vagy törli;
• korlátozott tárolhatóság: az adatokat csak a szükséges ideig őrzi;
• integritás és bizalmas jelleg: megfelelő biztonsági intézkedéseket alkalmaz (9. pont);
• elszámoltathatóság: az Adatkezelő igazolni tudja, hogy adatkezelése megfelel a GDPR-nak.

(3) Az adatközlő köteles minden adatot legjobb tudása szerint, pontosan megadni. Ha adatai megváltoznak, kérjük, jelezze az hello [kukac] hrrendszer [pont] hu címen, hogy a nyilvántartás naprakész maradjon.

(4) Ha az adatközlő nem a saját személyes adatait adja meg (pl. a cég munkatársa megadja kollégája elérhetőségét), köteles az érintettet tájékoztatni, és gondoskodni arról, hogy az adatközlésre jogosult legyen.

5Az egyes adatkezelések

5.1 Kapcsolatfelvétel, érdeklődés (e-mail, telefon, weboldali űrlap)

• Érintettek: a Weboldalon, e-mailben vagy telefonon érdeklődő személyek, illetve cégek kapcsolattartói
• Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, cégnév, beosztás, az üzenet tartalma, a beérkezés időpontja
• Cél: az érdeklődés megválaszolása, ajánlatadás, a szerződés megkötését megelőző lépések
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont (az érintett kérésére a szerződés megkötését megelőző lépések), illetve cég kapcsolattartója esetén GDPR 6. cikk (1) f) pont (jogos érdek: az Adatkezelő és a képviselt cég üzleti kapcsolatának kialakítása; a kapcsolattartó üzleti elérhetőségének kezelése munkaköréből adódóan várható, és jogait érdemben nem korlátozza)
• Időtartam: ha nem jön létre szerződés, az utolsó levélváltástól számított 1 év; szerződés létrejötte esetén az 5.2. pont szerint
• Adatfeldolgozók: tárhely- és levelezésszolgáltató; ClickUp (érdeklődők nyilvántartása) – 6. pont
• Az adatközlés elmaradásának következménye: az érdeklődés nem válaszolható meg
• Ha nem jön létre szerződés, az érdeklődő kérésére az Adatkezelő az adatait a megőrzési idő lejárta előtt is, a kérés beérkezésétől számított 5 munkanapon belül törli.

5.2 Szerződéskötés és teljesítés (megrendelők, kapcsolattartók)

• Érintettek: egyéni vállalkozó vagy magánszemély megrendelők, jogi személy megrendelők kapcsolattartói és képviselői
• Kezelt adatok: név, cégnév, beosztás, székhely/cím, e-mail cím, telefonszám, a megrendelt szolgáltatás adatai, a teljesítés során folytatott kommunikáció
• Cél: a szerződés megkötése, teljesítése, a kapcsolattartás, az esetleges igények érvényesítése
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont (szerződés teljesítése); a jogi személy megrendelő kapcsolattartója esetén GDPR 6. cikk (1) f) pont (jogos érdek)
• Telefonszám: a Weboldalon történő megrendeléskor a telefonszám megadása kötelező. Célja a konzultáció és a teljesítés egyeztetése, valamint az 5.14. pont szerinti ügyfélkapcsolat. A telefonszámot az Adatkezelő a Barion Payment Zrt. részére a fizetés hitelesítéséhez továbbítja (5.4. pont), a Számlázz.hu részére nem.
• Időtartam: a szerződés megszűnésétől számított 5 év (Ptk. 6:22. § szerinti általános elévülési idő).
• Az adatok forrása (GDPR 14. cikk): ha a kapcsolattartó adatait nem maga az érintett, hanem a megrendelő cég adja meg, az adatok forrása a megrendelő. Az Adatkezelő ilyenkor az első kapcsolatfelvételkor tájékoztatja az érintettet erről a Tájékoztatóról.
• Adatfeldolgozók és címzettek: ClickUp (adatfeldolgozó), tárhely- és levelezésszolgáltató (adatfeldolgozó); Microsoft OneDrive és Google Meet (önálló adatkezelők, 6. (3) pont)
• Az adatközlés elmaradásának következménye: a szerződés nem köthető meg, illetve nem teljesíthető

5.3 Online konzultáció (Google Meet)

• Kezelt adatok: név, e-mail cím, a konzultáción megjelenő kép és hang, az elhangzó közlések
• Cél: a megrendelt vagy ajánlatadást megelőző konzultáció megtartása
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont
• Rögzítés: a konzultációról az Adatkezelő főszabály szerint hang- vagy képfelvételt nem készít. Ha a konzultáció tartalmának pontos dokumentálása érdekében felvétel készülne, az Adatkezelő erről a beszélgetés elején tájékoztat (a felvétel ténye, célja, megőrzési ideje), és csak az érintett kifejezett hozzájárulásával rögzít (GDPR 6. cikk (1) a) pont). Ha az érintett nem járul hozzá, a konzultáció felvétel nélkül zajlik, és ez semmilyen hátránnyal nem jár.
• A felvétel megőrzési ideje: a konzultációt követő 30 nap; ezalatt kizárólag az Adatkezelő fér hozzá, a felvételt harmadik személynek nem adja át. A felvételből készült írásos jegyzet az 5.2. pont szerint kezelendő.
• Időtartam: a konzultációhoz kapcsolódó naptárbejegyzés és levelezés az 5.2. pont szerint
• A Google Meet szolgáltatást a Google Ireland Limited nyújtja, amely a szolgáltatás működtetéséhez szükséges adatokat (pl. a résztvevő neve, e-mail címe, IP-címe, a kapcsolat technikai adatai) saját adatkezelési tájékoztatója szerint, önálló adatkezelőként kezeli: https://policies.google.com/privacy?hl=hu. A beszélgetés tartalmát az Adatkezelő nem rögzíti (lásd fent). A résztvevő a konzultáción Google-fiók nélkül, böngészőből is részt vehet, és kamerája kikapcsolható.

5.4 Online fizetés – Barion

(1) A Weboldalon történő online bankkártyás és egyéb fizetés a Barion Payment Zrt. rendszerén keresztül valósul meg. A bankkártyaadatok az Adatkezelőhöz nem jutnak el. A szolgáltatást nyújtó Barion Payment Zrt. a Magyar Nemzeti Bank felügyelete alatt álló intézmény, engedélyének száma: H-EN-I-1064/2013.

(2) A fizetés lebonyolítása érdekében az Adatkezelő a következő adatokat továbbítja a Barion Payment Zrt. részére:

• Továbbított adatok: vásárló neve, e-mail címe, telefonszáma, számlázási címe, a vásárlás összege, dátuma és tárgya (kosártartalom)
• Címzett: Barion Payment Zrt. (székhely: 1117 Budapest, Infopark sétány 1. I. épület 5. emelet; cégjegyzékszám: 01-10-048552; adószám: 25353192-2-43)
• Cél: a fizetési tranzakció lebonyolítása, a tranzakció visszaigazolása, a bankkártyás fizetés erős ügyfél-hitelesítése (3D Secure), csalásmegelőzés, valamint a Barion ügyfélszolgálatának támogatása. A telefonszámot és az e-mail címet a kártyakibocsátó bank a 3D Secure hitelesítés kockázatértékeléséhez használja, így ritkábban kell külön megerősítés.
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont (a vásárlással létrejövő szerződés teljesítése)
• A Barion Payment Zrt. a továbbított adatokat önálló adatkezelőként, saját adatkezelési tájékoztatója szerint kezeli: https://www.barion.com/hu/adatvedelmi-tajekoztato/

(3) Az Adatkezelő a sikeres vagy sikertelen tranzakcióról kapott visszaigazolást (tranzakcióazonosító, összeg, időpont, státusz) a számviteli bizonylatokkal együtt, az 5.5. pont szerinti ideig őrzi.

(4) Barion Pixel: a Weboldal a Barion Payment Zrt. csalásmegelőzési célú mérőkódját (alap Barion Pixel) használja. A Barion Pixel által gyűjtött adatokat a Barion Payment Zrt. kezeli; a sütikről az 5.8. pont és a Barion süti tájékoztatója ad információt.

5.5 Számlázás, könyvelés

• Kezelt adatok: név/cégnév, számlázási cím, adószám (ha van), e-mail cím (az elektronikus számla kézbesítéséhez), a számla tárgya, összege, kelte, a fizetés módja
• Cél: számla kiállítása, számviteli és adózási kötelezettségek teljesítése
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) c) pont (jogi kötelezettség teljesítése: Áfa tv. 159–169. §, Számv. tv. 169. §, Art. 78. §)
• Időtartam: a számviteli bizonylatokat a Számv. tv. 169. § (2) bekezdése alapján 8 évig őrzi az Adatkezelő. A Számlázz.hu mint adatfeldolgozó a számlákat az Adatkezelő számlázófiókjában tárolja; saját általános szerződési feltételei szerint a tárolás legfeljebb a kiállítástól számított 13 évig tarthat. A 8 éves megőrzési idő leteltével az Adatkezelő a számlák törlését vagy archiválásának megszüntetését kezdeményezi, amennyiben a szolgáltatás ezt lehetővé teszi.
• Adatfeldolgozók: KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) – a számla kiállítása, e-mailes kézbesítése, archiválása és a NAV online számla rendszerébe történő adatszolgáltatás. Ha az Adatkezelő külső könyvelőt vesz igénybe, annak adatait e Tájékoztató módosításával közzéteszi
• Menete: weboldalas vásárlásnál a sikeres Barion-fizetés után a Weboldal (WooCommerce) a számlázási adatokat automatikusan átadja a Számlázz.hu rendszerének, amely elkészíti és e-mailben megküldi a számlát. A Számlázz.hu adatkezeléséről: https://www.szamlazz.hu/adatvedelem
• Címzett: Nemzeti Adó- és Vámhivatal (online számla adatszolgáltatás, jogszabály alapján)
• Az adatközlés elmaradásának következménye: a számla nem állítható ki, a szerződés nem teljesíthető

5.6 Ingyenes anyag letöltése

• Kezelt adatok: név, e-mail cím, a feliratkozás ideje
• Cél: a kért ingyenes anyag (pl. ellenőrzőlista, sablon) e-mailben történő megküldése
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) a) pont (hozzájárulás)
• Időtartam: ha az érintett hírlevélre nem iratkozott fel, az anyag megküldését követő 30 nap; ezután az Adatkezelő az adatokat törli
• Adatfeldolgozó: SalesAutopilot Kft. (1016 Budapest, Zsolt utca 6/A. V. em. 1.; Cg. 01-09-286773) – 6. pont
• Az adatközlés elmaradásának következménye: az ingyenes anyag nem küldhető meg

5.6/A Hírlevél

• Kezelt adatok: név, e-mail cím, a feliratkozás ideje, a hozzájárulás módja (IP-cím, űrlap azonosítója), a levelek megnyitására és a linkekre kattintásra vonatkozó statisztikai adatok
• Cél: HR-témájú hírlevél és a HR RENDszer szolgáltatásaira vonatkozó ajánlatok küldése; a levelek megnyitásának és a linkekre kattintásnak a mérése a hírlevél tartalmának javítására
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) a) pont (hozzájárulás); gazdasági reklámot tartalmazó levél esetén a Grt. 6. § (1) bekezdése szerinti előzetes, kifejezett hozzájárulás
• A hírlevélre történő feliratkozás a kért anyag megküldésétől elkülönített, önkéntes választás (külön jelölőnégyzet).
• Időtartam: a hozzájárulás visszavonásáig. A leiratkozás minden levél alján található linkkel vagy az hello [kukac] hrrendszer [pont] hu címre küldött üzenettel bármikor, indokolás nélkül és díjmentesen lehetséges.
• Adatfeldolgozó: SalesAutopilot Kft. (1016 Budapest, Zsolt utca 6/A. V. em. 1.; Cg. 01-09-286773) – 6. pont

5.7 Webinárra, online eseményre jelentkezés; visszaigazolások, emlékeztetők

• Kezelt adatok: kereszt- és vezetéknév, e-mail cím, telefonszám (nem kötelező), a regisztráció időpontja, a hozzájárulás ténye és az űrlap azonosítója. A telefonszámot az Adatkezelő kizárólag arra használja, hogy a webinár kezdése előtt SMS-ben emlékeztetőt küldjön; ha az érintett nem adja meg, e-mailben kap emlékeztetőt.
• Cél: a jelentkezés nyilvántartása, a hozzáférési link, a visszaigazolás és az emlékeztető megküldése
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont (az érintett kérésére nyújtott szolgáltatás)
• Időtartam: az esemény után 30 nap, kivéve, ha az érintett hírlevélre is feliratkozott (5.6/A pont)
• Adatfeldolgozó: SalesAutopilot Kft. (1016 Budapest, Zsolt utca 6/A. V. em. 1.; Cg. 01-09-286773) – 6. pont
• Emlékeztetők: a feliratkozó a webinár előtt több alkalommal – akár hetente többször – emlékeztető levelet kap az esemény időpontjáról, a belépés módjáról és a felkészüléshez szükséges tudnivalókról. Ezek a levelek ajánlatot nem tartalmaznak. Ajánlatot, kedvezményt és akciót – a webinár előtt és után is – kizárólag annak küld az Adatkezelő, aki a feliratkozáskor ehhez külön jelölőnégyzettel hozzájárult (5.14. (1) pont). Az emlékeztetőkről a feliratkozó bármikor leiratkozhat; ezzel a webinárra szóló jelentkezése is megszűnik.
• Felvétel: ha a webinárról felvétel készül, az Adatkezelő erről a jelentkezéskor és az esemény elején is tájékoztat. A felvétel főszabályként csak az előadót és a megosztott képernyőt rögzíti. A résztvevő képe, hangja és neve csak akkor kerül a felvételbe, ha ehhez kifejezetten hozzájárul (GDPR 6. cikk (1) a) pont; Ptk. 2:48. §); a résztvevők kamerájukat és mikrofonjukat kikapcsolva is részt vehetnek. A csevegőablakba írt kérdéseket az Adatkezelő a felvétel megosztása előtt a kérdező nevének elhagyásával teszi közzé.
• Ha a résztvevő külön hozzájárul a hírlevélhez, adatait az 5.6/A pont szerint is kezeli.

5.8 Sütik (cookie-k) és látogatásmérés

(1) A Weboldal működéséhez elengedhetetlen sütiket az Eht. 155. § (4) bekezdése alapján hozzájárulás nélkül, minden más (statisztikai, marketing) sütit kizárólag a látogató előzetes hozzájárulása után helyez el. A hozzájárulás a Weboldal süti-sávjában (Complianz hozzájárulás-kezelő) adható meg, és a Weboldal alján található „Süti beállítások” linkkel bármikor módosítható vagy visszavonható. A süti-sáv legalább 13 havonta újra megjelenik.

(2) A Weboldalon használt sütik:

(2a) A sütik típusai:

• Elengedhetetlen sütik: a Weboldal alapvető működéséhez (pl. oldalbetöltés, bejelentkezés, a süti-választás megjegyzése, biztonságos fizetés) szükségesek, ezért nem kapcsolhatók ki.
• Statisztikai (analitikai) sütik: azt mérik, hogyan használják a látogatók a Weboldalt (mely oldalakat nézik meg, mennyi ideig, honnan érkeznek). Az adatokat az Adatkezelő összesítve, a Weboldal fejlesztésére használja.
• Marketing sütik: a Weboldal a Meta Platforms Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Írország) mérőkódját (Meta-képpont, „Pixel”) használja, kizárólag a látogató előzetes hozzájárulása után. A Pixel azt rögzíti, hogy a látogató megnyitott-e egy oldalt, feliratkozott-e a webinárra, megnézett-e egy terméket vagy vásárolt-e. Ezt az Adatkezelő a hirdetései eredményének mérésére, a hirdetések célzására, valamint arra használja, hogy azoknak, akik már jártak a Weboldalon, külön hirdetést jelenítsen meg (remarketing), illetve hogy a már feliratkozottaknak ne jelenjen meg ugyanaz a hirdetés.

(2b) A sütik a böngésző beállításaiban is törölhetők vagy tilthatók: Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=hu · Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/hu/kb/sutik-informacio-amelyet-weboldalak-tarolnak-szami · Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/hu-hu/microsoft-edge · Safari: https://support.apple.com/hu-hu/guide/safari/sfri11471/mac. Az elengedhetetlen sütik tiltása esetén a Weboldal egyes funkciói nem működnek.

(3) Google Analytics: a Google Analytics 4 az IP-címeket nem naplózza és nem tárolja; a méréskódot az Adatkezelő csak a látogató hozzájárulása után tölti be (Google hozzájárulási mód). Az adatok a Google LLC (USA) részére is továbbításra kerülhetnek; a továbbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework) alapján történik. Tájékoztató: https://policies.google.com/privacy?hl=hu

(4) Barion Pixel: https://www.barion.com/hu/adatvedelmi-tajekoztato/ és a Barion süti tájékoztatója.

(5) Google reCAPTCHA: a webinár-jelentkezési űrlapot a Google reCAPTCHA v3 szolgáltatás védi a robotok által küldött, hamis jelentkezések ellen. A reCAPTCHA a jelentkezési oldalon a látogató IP-címét, böngésző- és eszközadatait, valamint az oldalon végzett műveleteit elemzi, és ehhez sütit (_GRECAPTCHA) helyez el. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f) pont (az Adatkezelő jogos érdeke az űrlap és a levelezőrendszer visszaélés elleni védelméhez); a süti a szolgáltatás biztonságához elengedhetetlen [Eht. 155. § (4)]. A szolgáltatást a Google Ireland Limited nyújtja; az adatok az EU–USA adatvédelmi keretrendszer alapján az USA-ba is továbbításra kerülhetnek. https://policies.google.com/privacy?hl=hu

(6) Meta-képpont: az adatok gyűjtése és a Metának történő továbbítása tekintetében az Adatkezelő és a Meta Platforms Ireland Ltd. közös adatkezelőnek minősül (GDPR 26. cikk), a Meta által biztosított adatkezelői kiegészítés szerint. A továbbítást követő adatkezelésért a Meta önállóan felel. A Meta az adatokat az Egyesült Államokba is továbbíthatja, ennek alapja az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework), amelyhez a Meta csatlakozott. A hozzájárulás a süti-beállításokban bármikor visszavonható. A Meta adatkezeléséről: https://www.facebook.com/privacy/policy

5.9 Közösségi média oldalak (LinkedIn, Facebook)

(1) Az Adatkezelő HR RENDszer LinkedIn- és Facebook-oldalán a követők, hozzászólók és üzenetküldők nyilvános profiladatait és üzeneteit az adott platform szabályai szerint kezeli. Az oldal statisztikáit illetően az Adatkezelő és a platform (Meta Platforms Ireland Ltd., illetve LinkedIn Ireland Unlimited Company) a GDPR 26. cikke szerinti közös adatkezelők.

• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f) pont (az Adatkezelő jogos érdeke a szakmai jelenléthez és a megkeresések megválaszolásához)
• Az érintett jogai a platform felé közvetlenül is gyakorolhatók: https://www.facebook.com/privacy/policy, https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

5.10 Jogi igények érvényesítése

• Kezelt adatok: az 5.2–5.5. pontban felsorolt adatok, a vitához kapcsolódó levelezés
• Cél: az Adatkezelő jogi igényeinek érvényesítése, védekezés
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f) pont (jogos érdek)
• Időtartam: az igény elévüléséig, illetve a jogerős lezárásig

5.11 A megrendelők munkavállalóinak adatai (adatfeldolgozás)

(1) Munkaköri leírások, beillesztési és kiléptetési dokumentumok, belső szabályzatok készítése során az Adatkezelő a megrendelő munkavállalóinak adatait (pl. név, munkakör, szervezeti egység, a munkakörrel kapcsolatos információk) a megrendelő megbízásából és utasításai szerint kezeli. Ebben az esetben a megrendelő (munkáltató) az adatkezelő, a HR RENDszer adatfeldolgozó (GDPR 28. cikk).

(2) Az ilyen adatkezelésről a munkavállalókat a munkáltató tájékoztatja. A munkavállaló jogait elsősorban a munkáltatónál gyakorolhatja; az Adatkezelőhöz érkező kérelmet az Adatkezelő haladéktalanul továbbítja a munkáltatónak.

(2a) A munkaköri leírások és a folyamatdokumentumok munkakörre, nem személyre készülnek, ezért főszabályként munkavállalót azonosító személyes adatot nem tartalmaznak. Ha a megrendelő mégis küld ilyen adatot, az Adatkezelő azt kizárólag a feladat elvégzéséhez használja, a Munkatermékbe nem építi be, és a megbízás teljesítése után törli. A megrendelő munkavállalóinak személyes adatait az Adatkezelő

• elsősorban a megrendelő saját, az Adatkezelő számára megosztott tárhelyén kezeli, így az adatok a megrendelő rendszerében maradnak;
• ha ez nem lehetséges, a OneDrive-on kizárólag az Adatkezelő eszközén titkosított (végponttól végpontig titkosított, pl. Cryptomator) mappában tárolja, így a tárhelyszolgáltató az adatok tartalmához nem fér hozzá.

Munkavállalói személyes adatot az Adatkezelő nem visz be MI-eszközbe, és nem oszt meg Google Meeten.

(3) Az Adatkezelő különleges adatot (pl. egészségügyi adat) csak akkor kezel, ha azt a megbízás kifejezetten szükségessé teszi, és az adatfeldolgozási megállapodás ezt rendezi. A megbízás teljesítése után az adatokat a megállapodás szerint visszaadja vagy törli.

5.12 Rendszerüzenetek (nem reklám célú levelek)

(1) Az Adatkezelő a szerződés megkötéséhez és teljesítéséhez szükséges, nem reklám célú üzeneteket hozzájárulás nélkül is megküldi, így különösen: a megrendelés és a fizetés visszaigazolását, az elektronikus számlát, a konzultáció vagy webinár időpontjáról szóló visszaigazolást és emlékeztetőt, valamint a Szolgáltatás teljesítéséhez szükséges egyeztetést.

• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont (szerződés teljesítése)
• Ezek a levelek hírlevélnek nem minősülnek, és ajánlatot nem tartalmaznak. Hírlevelet az Adatkezelő kizárólag az 5.6/A pont szerinti hozzájárulás alapján küld.

5.13 Mesterséges intelligencia (MI) eszközök használata

(1) Az Adatkezelő a Munkatermékek (különösen a munkaköri leírások) szövegének előkészítéséhez és szerkesztéséhez a Claude (Anthropic) MI-alapú szövegszerkesztő eszközt használja; a ClickUp beépített MI-funkciói (ClickUp AI) a feladatkezelés részeként érhetők el.

(2) Az Adatkezelő a Claude-ba személyes adatot nem visz be: a munkakör tartalmával (feladatok, felelősségi körök, követelmények) dolgozik, nem a munkakört betöltő személlyel. Neveket, elérhetőségeket, bér- vagy egészségügyi adatot és más, személyt azonosító információt nem ad meg. A Claude ezért az Adatkezelő tevékenysége során személyes adatot nem kezel, és adatfeldolgozónak nem minősül.

(3) A ClickUp AI a ClickUp-ban tárolt adatokon, a ClickUp adatfeldolgozási feltételei szerint működik; a ClickUp saját feltételei szerint a Megrendelők adatait az MI-modellek tanítására nem használja (6. pont).

(4) Az MI által előkészített tartalmat minden esetben az Adatkezelő szakmailag ellenőrzi és véglegesíti; az MI nem hoz az érintettre vonatkozó döntést.

5.14 Ajánlatok, kedvezmények és akciók küldése

(1) Hozzájárulás alapján (e-mail és telefon). A megrendeléskor egy külön, nem kötelező jelölőnégyzettel, vagy később az ügyfélklubba történő feliratkozással ((3) bekezdés) az érintett hozzájárulhat ahhoz, hogy az Adatkezelő e-mailben és telefonon tájékoztassa ajánlatairól, kedvezményeiről és akcióiról.

• Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, a hozzájárulás ideje és módja, a korábban igénybe vett Szolgáltatások (hogy az ajánlat az érintett számára releváns legyen)
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) a) pont; Grt. 6. § (1) bekezdés (előzetes, kifejezett hozzájárulás)
• Időtartam: a hozzájárulás visszavonásáig. A visszavonás minden levél alján lévő leiratkozó linkkel, telefonon szóban, vagy az hello [kukac] hrrendszer [pont] hu címre küldött üzenettel bármikor, díjmentesen lehetséges.
• Adatfeldolgozó: SalesAutopilot Kft. – 6. pont
• A hozzájárulás megadása nem feltétele a vásárlásnak.

(2) Jogos érdek alapján (korábbi ügyfelek). Az Adatkezelő a korábbi ügyfeleit hozzájárulás nélkül is megkeresheti:

• telefonon, élőhangos hívással, a korábban igénybe vett Szolgáltatáshoz kapcsolódó ajánlattal;
• ajánlatot tartalmazó e-maillel a cégek általános, nem személyhez kötött e-mail címére (pl. info@…).

Természetes személy személyes e-mail címére az Adatkezelő reklámot kizárólag az (1) bekezdés szerinti hozzájárulással küld.

• Kezelt adatok: név, cégnév, telefonszám, céges általános e-mail cím, a korábban igénybe vett Szolgáltatások
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f) pont. Az Adatkezelő jogos érdeke a meglévő ügyfélkapcsolat fenntartása és a korábbi megrendeléshez kapcsolódó szolgáltatások ajánlása (GDPR (47) preambulumbekezdés). Az Adatkezelő érdekmérlegelési tesztet végzett, amelyet kérésre az érintett rendelkezésére bocsát.
• Gyakoriság: az Adatkezelő a hozzájárulás nélküli megkeresést ügyfelenként legfeljebb havonta egyszer, kampányidőszakban legfeljebb hetente egyszer alkalmazza.
• Időtartam: az utolsó megrendeléstől számított 5 év, vagy a tiltakozásig.
• Tiltakozás: az érintett bármikor, indokolás nélkül tiltakozhat (telefonon szóban, e-mailben); ezután az Adatkezelő őt ajánlattal többé nem keresi meg (GDPR 21. cikk (2)–(3) bekezdés).

(3) Ügyfélklub. A Szolgáltatás átadása után az Adatkezelő e-mailben meghívhatja a Megrendelőt a HR RENDszer ügyfélklubjába, amelynek tagjai kedvezményeket és ajánlatokat kapnak (pl. kedvezménykupon a következő megrendeléshez). A meghívó egyszeri, a Szolgáltatáshoz kapcsolódó tájékoztató levél. A tagság kizárólag az érintett kifejezett feliratkozásával jön létre, kétlépcsős (e-mailes) megerősítéssel; a tagok adatait az Adatkezelő az (1) bekezdés szerint kezeli.

6Adatfeldolgozók és címzettek

(1) Az Adatkezelő csak olyan adatfeldolgozót vesz igénybe, amely megfelelő garanciát nyújt az adatok biztonságára, és amellyel a GDPR 28. cikke szerinti szerződést (általános szerződési feltételeik, illetve adatfeldolgozási kiegészítőjük részeként) kötött. Harmadik országba (USA) csak a GDPR V. fejezete szerinti garanciák (megfelelőségi határozat vagy általános szerződési feltételek) mellett kerül adat.

(2) Az Adatkezelő a személyes adatokat nem adja el, és marketing célra harmadik félnek nem adja át.

(3) Önálló adatkezelőként működő szolgáltatások. Az Adatkezelő az alábbi szolgáltatásokat magánfelhasználói fiókkal használja; ezek szolgáltatói a szolgáltatás nyújtásához szükséges adatokat saját adatkezelési tájékoztatójuk szerint, önálló adatkezelőként kezelik:

Az Adatkezelő ezekben a szolgáltatásokban csak a szerződés teljesítéséhez szükséges adatokat tárolja; megrendelői munkavállalóinak személyes adatait kizárólag titkosítva (5.11. (2a) pont). A fiókokat erős jelszó és kétlépcsős azonosítás védi.

7Az érintettek jogai

(1) Tájékoztatás és hozzáférés (GDPR 15. cikk): az érintett tájékoztatást kérhet arról, kezeli-e az Adatkezelő a személyes adatait, és ha igen, milyen adatokat, milyen célból, jogalapon, mennyi ideig, kinek továbbítja, és honnan származnak. Kérésre az Adatkezelő az adatok másolatát díjmentesen kiadja; további másolatokért az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű díjat számíthat fel.

(2) Helyesbítés (GDPR 16. cikk): a pontatlan adatok helyesbítése, a hiányos adatok kiegészítése kérhető.

(3) Törlés (GDPR 17. cikk): az érintett kérheti adatai törlését, ha azokra már nincs szükség, ha visszavonja hozzájárulását, ha sikeresen tiltakozik, vagy ha az adatkezelés jogellenes. Nem törölhetők az adatok, ha kezelésüket jogszabály írja elő (pl. számlák), vagy ha jogi igény érvényesítéséhez szükségesek.

(4) Az adatkezelés korlátozása (GDPR 18. cikk): az érintett kérheti, hogy az Adatkezelő az adatokat csak tárolja, más módon ne használja, ha vitatja az adatok pontosságát, ha az adatkezelés jogellenes, de a törlést nem kéri, ha jogi igényhez szüksége van az adatokra, vagy ha tiltakozott, és a döntés még folyamatban van.

(5) Tiltakozás (GDPR 21. cikk): a jogos érdeken alapuló adatkezelések (5.1., 5.2., 5.9., 5.10., 5.14. (2) pont) ellen az érintett a saját helyzetével kapcsolatos okból bármikor tiltakozhat. Ilyenkor az Adatkezelő az adatokat nem kezeli tovább, kivéve, ha kényszerítő erejű jogos ok vagy jogi igény indokolja. A közvetlen üzletszerzés (hírlevél) elleni tiltakozás esetén az adatkezelés azonnal megszűnik.

(6) Adathordozhatóság (GDPR 20. cikk): a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizáltan kezelt adatait az érintett tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban kérheti, illetve kérheti azok továbbítását egy másik adatkezelőnek.

(7) A hozzájárulás visszavonása (GDPR 7. cikk (3) bek.): a hozzájárulás bármikor, ugyanolyan egyszerűen visszavonható, mint ahogy megadták (leiratkozó link, süti-beállítások, e-mail). A visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

(8) Automatizált döntéshozatal: az Adatkezelő nem alkalmaz kizárólag automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely az érintettre joghatással járna.

8A kérelmek intézése

(1) Az érintett kérelmét az hello [kukac] hrrendszer [pont] hu címre vagy az Adatkezelő székhelyére küldheti. Az Adatkezelő az érintett személyazonosságát – ha kétség merül fel – észszerű módon ellenőrizheti.

(2) Az Adatkezelő a kérelemre indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb egy hónapon belül válaszol. A határidő a kérelem összetettsége vagy a kérelmek száma miatt további két hónappal meghosszabbítható; erről az Adatkezelő az első hónapon belül, az ok megjelölésével tájékoztatja az érintettet.

(3) A válasz díjmentes. Egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó kérelem esetén az Adatkezelő észszerű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja az intézkedést.

(4) Az Adatkezelő a helyesbítésről, törlésről és korlátozásról értesíti azokat a címzetteket, akikkel az adatot közölte, kivéve, ha ez lehetetlen vagy aránytalan erőfeszítést igényel.

9Adatbiztonság

(1) Az Adatkezelő a személyes adatokat elsősorban elektronikusan, a 6. pontban megjelölt szolgáltatók rendszereiben tárolja; papíralapú dokumentumokat a székhelyén, zárt helyen őriz.

(2) Az Adatkezelő a kockázatokkal arányos technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz, így különösen: erős, egyedi jelszavak és kétlépcsős azonosítás a használt fiókokban; titkosított (HTTPS) kapcsolat a Weboldalon; a hozzáférés kizárólag az Adatkezelőre korlátozása; rendszeres szoftverfrissítés és biztonsági mentés; a megrendelői dokumentumok elkülönített mappában történő tárolása; a hozzáférések, az adatfeldolgozók listája és a törlési határidők évenkénti felülvizsgálata.

10Adatvédelmi incidens

(1) Adatvédelmi incidens esetén az Adatkezelő – ha az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár az érintettek jogaira – a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelenti azt a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak, magas kockázat esetén az érintetteket is tájékoztatja (GDPR 33–34. cikk). Az incidensekről nyilvántartást vezet.

(2) Ha az incidens adatfeldolgozóként kezelt adatot érint (5.11. pont), az Adatkezelő arról indokolatlan késedelem nélkül értesíti a megrendelőt.

11Jogorvoslat

(1) Panasz esetén kérjük, először az Adatkezelőt keresse meg (hello [kukac] hrrendszer [pont] hu), hogy a problémát mielőbb orvosolni tudjuk.

(2) Az érintett panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál: székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 (1) 391-1400; e-mail: ugyfelszolgalat [kukac] naih [pont] hu; honlap: www.naih.hu.

(3) Az érintett jogai megsértése esetén bírósághoz fordulhat. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik; a per – az érintett választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható (Infotv. 23. §).

12Hatósági megkeresés

Az Adatkezelő bíróság, ügyészség, nyomozó hatóság vagy más, jogszabály alapján erre jogosult hatóság megkeresésére csak a megkeresés céljához feltétlenül szükséges személyes adatokat adja ki.

13A Tájékoztató módosítása

Az Adatkezelő a Tájékoztatót jogszabályváltozás vagy az adatkezelési gyakorlat változása esetén módosítja. A hatályos változat mindig elérhető a Weboldalon, a láblécben található „Adatkezelési tájékoztató” linken. Lényeges változásról az Adatkezelő a hírlevélre feliratkozókat és a szerződéses partnereket e-mailben is értesíti.

Budapest, 2026. október 20.

Kiss Ágnes egyéni vállalkozó